今回は英語Eメールの本文の書き方について紹介していきます。

英語の文章は書き方の「型」があり、それに添って本文を書けばより伝わるものとなります。

型自体はシンプルですので、しっかりと身に着けて自分のEメールに活用してください。

また、以前に「確実に伝わる英語Eメールの書き方「件名」編」でご紹介した件名の書き方もあわせて活用していただければ、より伝わる英語Eメールとなります。

文章構成

英語の文章は基本的に、Introduction/Body/Conclusionで構成されています。

  1. Introduction: 導入(概要)
  2. Body: 本文(理由や根拠)
  3. Conclusion: 結論(要点のまとめ)

この基本文章構成は、エッセイや論文だけでなく一般的な文章でも使われます。

この基本の型をEメールでも踏まえ「書き手」と「読み手」の間での誤解を最小限に抑えることができます。

つまり’Introduction'(導入)に本文概要や目的が提示されているので、そこを読めば文章全体の趣旨を理解できるます。という具合です。

全文を読む時間を省略しながら、全体概要を把握できるというわけです。

対訳付きで英語Eメールを書いてみるとこんな感じ。

※文章内容は友達同士のEメールです (架空の設定)

—–

Hi, Ikitaeigo,

I hope you had a wonderful weekend with your family in Tokyo Japan.

I am writing to ask for your permission to use your studio space.  I am having a large size painting and need put it on and work on it.  I don’t have the space at my studio at this moment.  I wonder if I could use your studio space. 

Feel free to say no.  I understand.

Kind regards,

K

—–

  1. 紫: 宛名
  2. 橙: Starting: Ice breaker/挨拶, 相手への感謝(お世話になっております)
  3. 黄: Introduction/メールの目的
  4. 青: Boby/理由, 根拠, メールの目的
  5. 桃: Conclusion/メールの目的
  6. 水色: Closing/補足や手短なコメント
  7. 緑: The complimentary close/最後の挨拶
  8. 赤: 差出人名

 ※3, 4 & 5は「メールの目的」として一つの大きなかたまりとして捉えます。

Eメールは上記の様な構成です。

以下、各セションを具体的に紹介。

1. 宛名

Eメールがビジネス目的の場合‘Dear Mr First name,’という風に’Dear’で始める。相手がよりフォーマルな相手であればMr Family nameという風に書く。

※オーストラリアでは、Mrの後の.(ドット)はあまり付けません。

相手が知人や親しい仲であればHi First name, で大丈夫です。

相手の名前が分からない時はDear Sir/Madam, または To Whom It May Concern,を使用。

2. Starting

ここでは、相手への感謝を表します。

 あなたが相手へ返信する場合、必ず「感謝の気持ち」を綴りましょう。

自分が相手の質問に返信する場合：

  • Thank you for contacting 自分の会社名.

相手が自分のEメールに返信し、その返信の場合：

  • Thank you for your prompt reply.
  • Thank you for getting back to me.

相手が自分に情報をくれた場合:

  • Thank you for informing me that 教えてくれた事
  • Thank you for telling me that 教えてくれた事

※「Thank you for letting me know that 教えてくれた事」は「そんなこと既に知っています。」という嫌味にも とられる場合があるので、控えた方がいい。

3, 4 & 5. メールの目的

この部分は、以下の基本構成で書くと書きやすい。

  • Introduction(自分の言いたいこと)
  • Body(理由や根拠)
  • Conclusion(主張の要約(確認)

また、この部分最初の文であなたが何の目的でメールを書いているのかを明示。

例:

  • I am writing in reference to,,
  • I am writing to ask for you, your company, devision, department,,  
  • As we discussed before I would like to confirm,,
  • As we discussed at yesterday’s meeting,,

つまり、最初の文章で、自分の言いたいことを簡潔に書き、次に理由や根拠&主張の要約(確認)と続きます。

6. Closing remarks

これらは決まった言い回しが多いので、以下の例文基本形をフォローしながら単語を変化させましょう。

「あなたのご配慮/協力に感謝します。」

  • Thank you for your help.
  • Thank you for your consideration. 
  • Thank you for your cooperation.
  • I really appreciate your help/consideration/assistance.

「ご質問があればお気軽にお尋ねください。」

  • If you have any questions, please feel free to ask.
  • If you require any further information, please feel free to contact me.
  • If you have any questions, please do not hesitate to contact me  
  • Please let me know if you need any questions.
  • If you need any help, please let me know.

「お返事お待ちしております。」

  • I look forward to hearing from you (soon).
  • I look forward to seeing you (soon).
  • I am looking forward to hearing from you (soon).
  • I am looking forward to seeing you (soon).
  • I would appreciate your immediate attention to this matter.

7. The complimentary close

手短に「ありがとうございます。」を言います。

  • Yours sincerely,
  • Best regards,
  • Best wishes
  • Kind regards,
  • Regards,
  • Thank you,
  • Cheers,

8. 差出人名

ズバリ、あなたの名前です。

同僚や友達同士だと、自分のイニシャルだけをタイプで済ませることも多い。

Kate → K

Vivian → V

また以下のように、メーラーの「Signature」機能で自分の連絡先等の情報を予め作っておきましょう。

例: ※例文画像をタッチで拡大表示

 Document2 

上記が、基本的な英語Eメールの書き方になります。

ビジネスであれば、Eメールでは必要な情報を手短に簡潔に相手に伝えるようにしてください。

より親しい間柄でのやり取りはでは砕けた表現も使えますが、基本の書き方を守れば相手にも読みやすいメールが書けます。