この記事では、ビジネスで使える実践的な英語Eメールの件名 (Sbject line)について紹介します。同時にビジネス以外でも使える内容です。
そして、英語の本場で分かった「日本では教えてくれない、インターネットの情報だけでは分からない英語件名のこと」も記していきます。
英語は世界共通語と呼ばれるほど今の世界では重要であり、ビジネスを始めとして文化交流や趣味の領域でも重視されています。
最近は、みなさんもお仕事などで英語のEメールを読んだり書いたりする機会も増えているかと思います。
件名のルールとポイント押さえて伝えたい事を英語で相手に的確に伝えましょう。
メールの目的
初めに、誰に何の目的でメールを出すのかをはっきりさせます。
- ビジネス Or プライベート
- フォーマル Or インフォーマル
- 緊急 OR 通常
件名には作法がある
件名の付け方は、ドレスコードに似ています。例えば、多くの場合フォーマルなビジネスミーティングにTシャツとGパンでは行かないですよね。対して週末親しい友人との飲み会にタキシードで行かないようなもの。
件名はシンプルが鉄則
今の時代、ビジネスにおいて常に多くのEメールを目にします。そしてEメールが多いからこそ、件名が正しくシンプルであれば受信者側の送信者に対する信頼度も増します。
Eメールの目的がビジネスではなく、友人や親しい間柄のやり取りであれば、ここに紹介するルールを必ずしも守る必要はないと思います。
件名ルールを逆手に取って、印象に残るメール件名にする戦略もあります。でも、シンプルに分かりやすくを心がけましょう。
件名の大文字小文字ルール
基本的に件名 (Subject line) に綴る文字の最初は全て大文字にします。
例: Information Session
例: Public Speaking
以下全ての例文は、僕のメールに実際に届いたものから引用しています。
例: Faculty Graduate Research Bulletin ISSUE 235
訳: 大学院研究紀要 235号
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例: Last Minute Valentine’s Day DIY project
訳: バレンタインデー直前手作り計画
小文字ルール
件名で以下の3つの品詞は小文字にします。
- 冠詞 (Article: アーティクル) / a, an, the
- 前置詞 (Preposition: プレポジション) / in, on, at, to, of, for, by, from, etc,,
- 接続詞 (Conjunction: コンジャンクション) / and, but, yet, or, etc,,
例：
New to Collect—Exclusive Artist Collaborations
Museums and Collections e-news February 2017
前置詞と冠詞などが連続した場合は、それぞれを小文字にします。
Weekend in the Gardens
What’s on at Libraries – February 2017
略語の使用
略語 (abbreviation: アブリビエーション)を件名の初めに書き端的にメール概要を示す。
以下に略語をご紹介します。
AB: (Action By) 指定した期日までに◯◯を完了させてください。
ATTN: (Attention) 注意、気に止めておいてください。
FYA: (For Your Action) あなたへの仕事・課題です。またactionの部分が、attention, amusement, approvalまたはassistanceなどの意味を持つ場合も。
FYI: (For Your Information) あなたへの情報であり、返信不要です。
FYR: (For Your Reference) あなたへの関連情報です。メールの受信者は既に周知しているが、続報や補足などの連絡のため。
LET: (Leaving Early Today) 本日、仕事場から早引きします。
NRR: (Not Reply Required) 返信不要
RR: (Reply Required) 要返信
RSVP: (Répondez s’il vous plaît) フランス語 / ご返信ください。
※RSVPは、招待状メールなどの文末に記される事も多く、メール本文内に返信用の連絡先と期日が記されています。RSVPが書かれている時は「返信した人だけ当日の参加者リストに記載します。」といった意味合いがあり、参加者の人数を把握したい時などに書かれます。
みなさんもよく目にする以下の２つ(メーラーで自動付加される場合が多い)。
RE: あるメールに対しての返信を示します。案件の最初のメールには付けない。
FW / FWD: (Forwarded) メール転送を示します。
件名: 言い回し
- 「間違いについて」
Erro in 〜 (〜に、間違いについて)
- 「問い合わせ」
Inquiry about 〜 (〜に、尋ねたい事)
Question about 〜 (〜に、尋ねたい事)
- 「招待」
Invitation to 〜 (〜に、招待したい催物)
- 「注文確認」
Order Conformation on 〜 (〜に、確認したい案件)
- 「依頼」
Request for 〜 (〜に、依頼したい事)
※Inquiry (アメリカ) Or Enquiry (イギリス)
重要度を提示
件名の最初に以下を付けることで、メール内容や重要性が分かります。
Inquiry: Or Enquiry: 質問です。
Invitation: ご招待です。
Exhibition: 展覧会です。
Reminder: お忘れなく。
Urgent: 緊急です。
※ Urgentは、本当に緊急な時に使うので、受信側も「お!早く対応しないと!!」となります。
フォーマルビジネスではNGな件名
ここでは、カチッとしたビジネスEメールでは避けたほうが無難な表現をご紹介します。ですが、全世界で超有名な企業のニュースレターなどでは、以下の件名ルールを逆手に取った「印象付け」をしていることろもあります。
避けたい件名の典型
- 大文字は「KEEP OUT」のような強い表現に用いられ「命令調」に聞こえます。
- 数字や◯◯%という表記はスパムメール件名でよく用いられるので使い方に注意。
- フォーマルなEメールで「!, ?, +」などの記号は控えた方が無難です。
フォーマルなビジネスEメールでは、1, 2, 3があるとスパムメール (迷惑メール)やSCAM (スキャム: 詐欺メール)と混同される場合があるので、気を付けたいですね。
件名ルール無視!?
前述の敬遠したい件名ルールは、フォーマルなビジネスメールで求められるものです。しかし、多くのビジネスでは「親しみやすさ」や「分かりやすさ」を重視して、上記のルールに縛られない件名にしているもところもあります。
以下は企業のニュースレターや親しい間柄でのEメール件名の例です。
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ただし、上記の件名はニュースレターなどでフォーマルの度合いを考慮して付けられたものです。
あなたが誰かに初めてのEメールを送る際には、いきなり上記のような件名は避けた方が懸命かと思います。
件名とは
Eメールの件名とは、人間で例えると「顔」のようなもの。第一印象に直結するところだからこそ、多くの人が気にかけます。目的と相手への気遣いを忘れずに、適切な件名をつけてくださいね！
